Kako umanjiti stres prilikom organizacije događaja

Vreme krize zbog pandemije kovida 19 polako prolazi, što znači da se polako ukidaju zabrane većih okupljanja. Ovaj razvoj podstiče različite brendove da sa webinara ponovo pređu na seminare i konferencije, a samim tim i organizatore događaja da se kvalitetno pripreme.

Organizacija događaja je izuzetno stresna, jer po pravilu, uvek nešto ne funkcioniše po planu. Zato je neophodno pripremiti scenarije za sve predviđene i nepredviđene situacije. Za profesionalce koji se organizacijom događaja bave godinama, predviđanje problema postaje rutinski deo posla. Oni znaju tačno kako treba da reaguju u kojoj situaciji.

Zato smo i za sve one koji nisu vični organizaciji, a žele da uplove u ove vode, pripremili nekoliko saveta kako to mogu da urade na pravi način.

Organizujte se

Da biste mogli da organizujete događaj većih razmera, pre svega je neophodno da i sami budete organizovani. Ovo se odnosi kako na vaše vreme, tako i na vaš radni prostor.

Potrudite se da napravite plan za narednih pet dana, koga ćete se pridržavati detaljno i za koji ćete znati u svakom trenutku koliko je dobar ili koliko nije pogodan. Radite redovne evaluacije i precrtavajte jednu po jednu obaveze koje ste završili sa spiska.

Ovo će vam biti odlična vežba koja će vam pomoći da uvidite koliko toga zapravo ide po planu, a koliko odstupanja imate, a da toga niste ni svesni.

Postavite ciljeve

Morate imati konkretne ciljeve da biste znali kako da na najbolji način formirate strategiju i plan njihovog ostvarivanja. Ne budite nerealni, već dobro razmislite o tome šta želite da postignete i u kom roku.

To na primer može biti – rezervacija prostora, dogovor sa firmom za dostavu hrane, angažman govornika, štampanje ulaznica – ili bilo koji od ovih ciljeva razložen na manje ciljeve.

Primera radi, štampanje ulaznica se može sastojati od nekoliko faza: pripreme materijala za štampu, izbora papira, dogovora sa dobavljačem, odobrenja. Ovakav način razmišljanja će vam pomoći da bolje organizujete vreme, jer ćete realnije sagledati šta je sve neophodno da uradite.

Držite se budžeta

Kao i sa bilo kojim planom koji zahteva budžet, i sa ovim se može desiti da nepredviđeni troškovi pojedu sve i pre nego što se sam događaj održi.

Zato je neophodno da prilikom formiranja budžeta već imate predloge ponuda i jasne zaključke o tome koliko nešto može da košta.

Naravno, čak i kada se pripremite, morate ostaviti prostora u svojim finansijskim zalihama za neočekivane okolnosti, a Beki Kros, direktorka jedne od najvećih agencija za organizaciju događaja, tvrdi da je između 5% i 25% budžeta u rezervi, u zavisnosti od vaših mogućnosti, sasvim dovoljno da pokrije i nepredviđeni segment.

Dokumentujte sve interakcije

Organizacija je stresna iz jednog jednostavnog razloga: preveliki je broj ljudskih faktora koji mogu dovesti do greške. Zato je neophodno da svaki korak plana bude dokumentovan i da znate tačno sa kim ste se šta dogovorili.

Za to će vam biti neophodni ugovori sa kompanijom koja vam iznajmljuje prostor, sa zaduženima za štampanje ulaznica, sa dizajnerima, predavačima, svima koji na bilo koji način učestvuju u procesu.

To je jedini ispravan način da postignete organizaciju bez stres,a koja će dovesti do ispunjenja svih ciljeva koje ste zacrtali.

Ovo su samo 4 koraka, od velikog broja koraka koje ćete morati da napravite od same ideje do kvalitetno organizovanog i realizovanog događaja. Sada će pravila biti nešto drugačija, pa će samim tim i organizacija morati da obuhvati veći broj segmenata, uključujući i sigurnosne i zdravstvene aspekte.

Sve ovo je nemoguće naučiti u hodu, već je za to potrebno kvalitetno obrazovanje i edukacija na temu samog strateškog planiranja, kako biste bili uspešni. Zato upišite obuku za planiranje i organizaciju događaja i napravite prvi korak ka profesionalnoj karijeri.

(Telegraf.rs/PR)