Šta rade menadžeri projekata: Evo kako u praksi izgleda upravljanje projektima

Upravljanje projektima je umetnost i nauka dodele, korišćenja i praćenja resursa za postizanje određenog cilja u definisanom vremenskom periodu.

To je primena svih metoda, alata i tehnika za postizanje uspeha na dodeljenim zadacima. Posao upravljanja projektima uključuje upravljanje vremenom, ljudskim i finansijskim resursima za postizanje uspešnih rezultata. To nije samo stvaranje rasporeda i budžeta, već i okupljanje različitih grupa ljudi kako bi se rešili trenutni problemi i iskoristile nove mogućnosti.

Preporučujemo

Posao menadžmenta u projektima nije nov.

Još u petom veku pre nove ere slavni kineski pisac i mislilac Sun Cu u svojoj knjizi „Umeće ratovanja”, pozivajući se na teoriju vođenja vojnika, govorio je o razmatranju i planiranju, značaju jasne koncepcije i važnosti brzog preduzimanja akcija. Italijanski mislilac i politički filozof Nikolo Makijaveli u svojoj studiji o upravljanju državom „Vladalac” iz petnaestoga vek, jasno ukazuje na potrebu za efektivnim rukovodstvom i upravljanjem promenama.

Foto: Pixabay.com

Međutim, ljudi dugo nisu sistematično razmišljali o radu koji su obavljali i tek u savremeno doba upravljanje projektima počinje da se razvija kao samostalna disciplina. Moglo bi se reći da je znanje o tome sistematizovano pre oko pet decenija, pre svega zahvaljujući institutima i drugim organizacijama za standardizaciju, koji su to znanje jasno formalizovali.

Pre nego što se odgovori na pitanje šta je upravljanje projektima, treba definisati šta je projekat. Projekat ima tri glavne odlike – jedinstven je, vremenski je ograničen i ima ograničene resurse.

Jedinstven. Pomislite na baziliku Svetog Petra i Koloseum u Rimu ili na piramide u Egiptu.

Nesumnjivo, dizajn i konstrukcija svake od ovih građevina činili su jedinstven projekat. Iako su razlike nekada veoma suptilne, svaki projekat je priča za sebe. Uzmimo za primer piramide – sve su građene od istog materijala i po istim principima rada, ali nijedna nije ista. Različiti građevinski timovi, različit dizajn i različiti tereni pretvorili su svaku piramidu u jedinstven projekat.

Vremenski ograničen. Projekti su posao koji radite jednom. Imaju jasno definisanu početnu i završnu tačku. Bilo da se radi o izgradnji zgrade, dizajniranju novog softvera ili o pisanju aplikacije za  iPhone, kada se izgradnja ili dizajn završi i proizvod ili usluga počne da radi, projekat se završava.

Ograničeni resursi. Svaki projekat ima ograničene izvore sredstava, kao što su budžeti postavljeni od klijenta, ograničen broj raspoloživih resursa – ljudi, postrojenja ili opreme, kao i određeni broj radnih sati koji se može postaviti između datuma početka i završetka.

Dakle, ako su projekti privremeni poduhvati sa ograničenim resursima, koji imaju jedinstvene jednokratne rezultate, šta radi menadžer projekta?

Foto: Pixabay.com

On ima zadatak da projekat sprovede od početka do kraja poštujući različita ograničenja koja su dogovorena. Zbog toga, da bi se u potpunosti dao odgovor na pitanje šta je menadžer projekta i šta on radi, trebalo bi pogledati svaku fazu životnog ciklusa projekta: definicija – planiranje – implementacija – zaključak.

Grupisanjem projektnih aktivnosti u faze rukovodilac projekta može efikasno da planira i organizuje resurse za svaku aktivnost, da meri postizanje ciljeva i donosi odluke o tome kako da krene napred, kao i da preduzme korektivne mere kada je to potrebno. Razlika između prosečnih i dobrih menadžera projekata je u tome koliko pažnje posvećuju detaljima ovih različitih faza i na koliko manjih etapa razbijaju ove faze.

Sve počinje definisanjem: šta je plan, ko učestvuje u realizaciji, šta je cilj. Zatim se stvara putanja razvoja, odlučuje se koji su resursi na raspolaganju, koliko će sve to trajati. Tada počinje stvarni život projekta.

Počinje implementacija. U ovoj fazi se vrednost menadžera projekta najbolje i najjasnije vidi. Menadžer koristi svoje znanje i veštine da utiče na rad, delegira zadatke, pregovara o svemu, upravlja projektom i usmerava zaposlene.

Nakon toga, sagledavaju se rezultati. Iskustva i saznanja stečena tokom rada na projektu tada se beleže i prenose na druge projekte i na druge menadžere.

U današnje vreme mnogi poslodavci traže od zaposlenih znanje o tome kako da primene alate i tehnike upravljanja projektima. Ovo znanje ne primenjuje se samo na vođenje velikog projekta od početka do kraja, već se može primenjivati svakodnevno, na rutinskim poslovima koji moraju da budu završeni na vreme.

Usavršavanje sposobnosti za upravljanje projektima, odnosno znanje o tome kako da sprovedete efikasnu koordinaciju resursa – vremena, novca i ljudi – povećaće vam šanse za napredak u karijeri, čime god da se bavite. Neka vaš prvi projekat postane upravo rad na vašim sposobnostima.