Ovih 12 grešaka morate ukloniti iz svojih mejlova

Mejlovi predstavljaju jedan od osnovnih vidova komunikacije, kako na profesionalnom, tako i na privatnom planu. Svaki mejl koji pošaljete odražava vašu ličnost i brend koji zastupate i zato je veoma važno da ne sadrži greške.

Preporučujemo

Preduzetnik i startap savetnik Petar Gaska upućuje na 12 čestih grešaka u mejlovima kojih bi trebalo da se klonite ukoliko želite da ostvarite uspešnu poslovnu komunikaciju.

Nejasan naslov mejla

Prvo što će svako ugledati u sandučetu za elektronsku poštu jesu ime pošiljaoca i predmet mejla. Zato, ako već vaše ime nije u nečijem imeniku, potrudite se da jasno istaknete temu mejla, koja će primaocu odmah ukazati na to o čemu je reč u poruci.

Ne upoznajete primaoca s temom mejla

Ako primalac ne može da razume zašto mu pišete, vaš mejl će sigurno završiti u korpi za otpatke. Objasnite ukratko razlog vašeg obraćanja i tako učinite da vaša poruka bude shvaćena na pravi način.

Foto: Profimedia/Fancy

Zloupotrebljavate oznaku za hitnost

Nemojte označavati vaše poruke kao hitne ako one to stvarno nisu. Jedino mejlovi koji u sebi sadrže rok koji uskoro ističe ili besplatne usluge mogu da opravdaju korišćenje ovakvog znaka. 

Priključujete velike ili sumnjive fajlove

Izbegavajte velike datoteke koje zauzimaju prostor i zahtevaju mnogo vremena za preuzimanje. Saznajte kako da smanjite veličinu datoteka i izbegnete kompresovane, zipovane fajlove, koji mogu završiti u spamu zbog sigurnosnih razloga.

Stavljate čudne linkove

Ako skraćujete linkove, vrlo je verovatno da vaš primalac neće ni kliknuti na njih, jer neće biti siguran da li su bezbedni. Postavite punu vezu, budite transparentni i uvek proverite da li ste ispravno linkovali kako ne biste odveli one koji kliknu na vezu na nepostojeći sajt.

Foto: Flickr/Mr. Cacahuate

Tražite lične informacije

Bez obzira na to da li poznajete svoje primaoce ili ih ne znate, nemojte tražiti od njih da putem mejla pošalju lične ili osetljive informacije.

Šaljete neprikladne sadržaje

Ama baš nikad nemojte pretpostavljati da je ono što ste napisali u mejlu privatno, jer nije tako, i zato apsolutno nema mesta neprikladnim šalama i doskočicama.

Koristite CC neprimereno

Nikad ne uključujte u mejl nadređenog ili nekog drugog kog se prepiska ne tiče. Neki ljudi ovo koriste kako bi pridobili zasluge za sebe ili prosledili odgovornost, ali sve što ćete ovim postići jeste da vas saradnici dožive kao nekolegijalnu osobu.

Imate gramatičke greške u mejlu

Mejlovi su odraz vas, pa tako slanjem nepismenih mejlova možete samo poslati poruku da ne znate osnovna gramatička pravila ili da ste jednostavno aljkavi u proveravanju ispravnosti teksta.

Foto: AP/Tanjug

Ne brišete tragove prethodne prepiske

Svaki mejl koji prosledite ili na koji odgovarate uključuje i prethodnu prepisku o istoj temi. Neretko, oni mogu sadržati i osetljiv ili neodgovarajući materijal. Izbegnite ovakve propuste i izbrišite tragove prethodnih diskusija koji vas mogu kompromitovati.

Šaljete besmislene poruke

Izbegavajte predugačke rečenice, koje će oduzeti svaku vrednost vašem mejlu. Rečenice s previše informacija, bez prekida, samo će zbuniti primaoca i često ga navesti da prestane da čita. Budite kratki i jasni kako bi vas svi razumeli.

Ne uključujete poziv na akciju

Ako bi primalac vašeg mejla nakon dobijanja mejla trebalo da uradi nešto, osigurajte da ste to u tekstu i precizno naznačili. Osim upućivanja na akciju u sadržaju mejla, i na kraju još jednom podsetite primaoca da čekate na njegov odgovor.

Svakog dana širom sveta pošalje se preko 200 milijardi mejlova. Kada ovome dodate druge izvore informacija, vaši primaoci svakodnevno su zatrpani porukama iz različitih medija. Zato je vrlo važno da one poruke koje vi šaljete budu uočljive i konkretne kako bi ih vaši klijenti zaista primili i shvatili. Upoznajte suštinu digitalne komunikacije i iskoristite sve njene mogućnosti.

(Telegraf.rs)