Saznajte kako da postanete dobro organizovani

Da li imate problema sa organizacijom obaveza? Često vam se čini da je dan "proleteo", a da ništa od planiranog niste stigli da završite? Evo nekoliko trikova koji će vam pomoći u planiranju da preživite sutrašnji dan.

POČNITE DA PLANIRATE PRETHODNE VEČERI I ZAPIŠITE ŠTA VAM JE ČINITI 

Preporučujemo

Svake večeri isplanirajte važne stvari koje morate da uradite sutradan na poslu. Ponekad vam je glava puna svega i svačega što vam smeta da se usredsredite. Zato je dobro da u ovom procesu koristite olovku i papir, jer ne samo da se zapisano pamti, već i, na neki čudan način  – obavezuje. A vizuelizacija će pomoći i u pravljenju prioriteta.  Zato, odvojte pola sata i zapišite sve što vam je na pameti. Nakon toga, podelite obaveze na više manjih, ne biste li ih lakše savladali. Kada sagledate celokupan zadatak, znaćete koji delovi su hitni, a koji nisu, i odakle da krenete.

ODREDITE PRIORITETE

Svaki uspešan menadžer, ma koliko bio zatrpan poslom, zna šta je važno uraditi odmah, a šta može da sačeka. Naučite da prepoznajete prioritete u poslu, jer je to veoma važno u organizovanju. Rangirajte dnevne obaveze i poređajte ih od najbitnijih do najmanje važnih. Ako imate dva (ili više) zadatka jednake važnosti, odlučite se koji je trenutno ipak bitniji, i krenite. Izbegavajte da radite simultano više stvari, jer postoji opasnost da kvalitet trpi.

PRVO URADITE NAJTEŽE POSLOVE

Na početku dana, dok ste najsvežiji, počnite sa najvažnijim zadacima koje najmanje volite, koji su vam najmanje dragi. Kasnije, kada budete umorni, možete se koncentrisati na poslove koje više volite. Čisto "fizikalisanje", kao što su pisanje mejlova ili izveštaja, možete raditi bilo kada, pa je najbolje da i ovo ostavite za kraj radnog dana.

UPIŠITE OBAVEZE U KALENDAR

Može biti veoma korisno ako na još jednom mestu zapišete zadatke, radi duple provere. Planirajte obaveze na onlajn kalendaru, ne biste li ih mogli sveobuhvatno videti. Poslove koji se ponavljaju zapisujte svaki put, ne bi li vam zapisivanje prešlo u naviku. Tako ćete uvek znati šta treba da radite.

RAŠČLANITE VELIKE ZADATKE I PRAVITE PAUZE

Kada je zadatak prevelik da biste ga uradili odmah, pravite petominutne pauze na svakih 15 minuta. Tokom pauze se rastegnite, ustanite, prošetajte i tek onda se vratite na problematiku. Pravljenjem pauza ćete na kratko skrenuti misli i nećete biti konstantno opterećeni.

DELEGIRAJTE

Deljenje manjih zadataka drugima će vas rasteretiti i dati mogućnost da se koncentrišete na veće izazove. Dužnosti koje vam oduzimaju previše vremena prosledite kolegama koji imaju više slobodnog vremena, naročito ako su oni umešniji u njihovom rešavanju od vas.

UDALJITE SE OD GUŽVE

Ređe proveravajte elektronsku poštu i društvene mreže – tako nećete biti non-stop uznemiravani dešavanjima koja vam trenutno nisu prioritetna. Konstantna povezanost je korisna, ali može biti kontraproduktivna za koncentraciju.

UHVATITE DAHA - ODMORITE SE

Kada ste preumorni da se i dalje borite sa poslom, kratak odmor je najbolji izbor. Na par minuta sklopite oči i smirite misli. Ubrzo ćete se osetiti mnogo bolje i bićete spremniji za nove pobede.

PLANIRAJTE, ALI BUDITE FLEKSIBILNI

Neka vam spisak obaveza služi za orijentaciju. Ne treba ga se slepo pridržavati, ako se pokaže neodrživim. Budite spremni na iznenadna dešavanja na koja ne možete da utičete. U takvim slučajevima preorganizujte zadatke prema novim parametrima.

Dobra organizacija je vrlina većine uspešnih ljudi. Razlika između zaposlenog i menadžera u većini slučajeva jeste ova specifična sposobnost. Radne navike i organizovanost se stiču iskustom, ali se takođe mogu naučiti u školi. Tako vas, na primer, program Menadžment na Biznis akademiji uči da vodite i organizujete cele timove ljudi kako biste uspešno savladali svaki izazov.

(Telegraf.rs)